ماذا تعني ERP ؟!

كلمة ERP هي إختصار لـ Enterprise Resource Planning وهي نظم تخطيط موارد المنشآت، وهي تعد بمثابة حوسبة وميكنة للنشاطات التي تتم داخل المنشآت أياً كان نشاطها (تجاري, خدمي, صناعي, حكومي، غير هادف للربح، ...).
إن أهم مميزات نظم تخطيط موارد المنشآت عن الأنظمة السابقة لها، أنها تعمل كنظام واحد متكامل  (Integrated Solution)، وتتصل أجزائها (Modules) مع بعضها بطريقة تكاملية. بينما كانت الأنظمة السابقة لا تعمل كنظام متكامل بل كأجزاء (Modules) منفصلة، حيث كان لكل إدارة من إدارات المنشأة نظام مستقل خاص بها غير متكامل مع باقي إدارات المنشأة مما يؤدي إلى تكرار إدخال البيانات ومن ثم إهدار المزيد من الوقت والجهد والمال، ويبدأ وينتهي عمل النظام في نفس الإدارة، فلا يستطيع الإتصال والتواصل والتكامل مع باقي أقسام وإدارات المنشأة.

فتخيل مثلاً أن موظف يعمل كمندوب مبيعات في إدارة المبيعات في منشأة ما, وعليه سلُفة (مديونية) نقدية ويجب أن يُخصم من راتبه 1,000 جنيه شهرياً لمدة سنة, ويستحق له عمولة بيع تُضاف إلى راتبه شهرياً بناء على حجم مبيعاته, وعليه خصومات بسبب تأخيرات في الحضور خلال الشهر يجب أن تُخصم من إجمالي الراتب.

سيقوم الموظف الذي سيصرف راتبه باحتساب ساعات التأخير الخاصة به خلال الشهر بالتنسيق مع إدارة الموارد البشرية وبمراجعة سجل الموظف لمعرفة الدفعات المتبقية على هذا من السلفة الذي حصل عليها - إن وجدت - ليخصمها من راتبه, وعليه أيضاً التنسيق مع إدارة المبيعات لمعرفة حجم مبيعاته لاحتساب العمولة المستحقة له عن هذا الشهر ... وكل هذا للموظف.
هذا من أبسط الأمثلة التي يمكن أن تحدث داخل المنشأة وأنت قس على ذلك من حجم الأعمال والأنشطة الأخرى ... ولكن يمكن لأنظمةالـ ERP أن تقوم بكل ما سبق بشكل آلي  ومنضبط وبدقة متناهية في أقل وقت وبأقل جهد وتكلفة  .

هذه الأعمال والأنشطة تستنزف الكثير من الأوقات والأخطاء الكبيرة التي لا يمكن ضبطها وتقليلها إلى أقل حد ممكن إلا بإستخدام نظم تخطيط موارد المنشآت (ERP Solutions).

ولكن تكمن صعوبة تنفيذ وتطبيق نظم تخطيط موارد المنشآت (ERP Solutions)، أنها تحتاج إلى مزيج من الخبرات والمهارات التقنية والإدارية معاً، ومن الخطأ أن يُنظر لها من منظور تقني بحت، أو منظور إداري بحت. ويجب دمج هذه الخبرات فيما بينها للخروج بمنتج إداري تقني يخدم أهداف العمل، ويساهم في سرعة إنجاز المعاملات في المؤسسة أو المنشأة. ومن هنا تكمن أهمية وجود الموظف الذي يعرف إجراءات العمل الدقيقة داخل القسم أو الإدارة التي يعمل بها ويتمتع بالحس التقني ليكون عنصراً مهماً في إعادة هندسة العمليات الإدارية (Business Process Reengineering) (BPR)، وفي كتابة الوثيقة (Request For Proposal) (RFP) والتي تتضمن خطوات وإجراءات العمل الدقيقة وتحويلها من الإجراء اليدوي إلى الإجراء الآلي.

عوائق تطبيق نظام ERP

أظهرت نتائج إستطلاع للرأي حول العوائق التي تواجهها المنشآت في تطبيق نظام ERP والذي أجري على 230 شركة ما يلي :
36% من الشركات التي شملها المسح في طور تطبيق نظام ERP
51% من الشركات أخفقت في تطبيق نظام ERP
46% من الشركات لم تطبيق النظام بالشكل الصحيح 
50% من الشركات ليست راضية عن نتائج تطبيق نظام ERP

وفي احصائيات أخرى :

أكثر من 61% من مشاريع التطبيق مصيرها الفشل

50% من مشاريع تطبيق الـ ERP  تتوقف أثناء خلال مرحلة التطبيق

75% حُكم عليها من قِبل الموظفين العاملين عليها بأنها ضعيفة .

أهم أسباب فشل تطبيق نظام ERP

عدم معرفة المتطلبات 
عدم وجود الاستشاريين الخارجيين 
مقاومة التغيير من قبل الموظفين والإدارات (راجع موضوعي حول إدارة التغيير ) التدريب غير الكافي (للمستخدمين الرئيسيين والمستخدمين النهائيين لا يحصلون على التدريب المناسب) ثقافة المنشأة و عدم دعم الادارة العليا 
التوقعات الغير واقعية من البرنامج 
كثرة التعديلات على النظام والاعتماد على الـ Customaization عدم المرونة في الجدول الزمني ( سوء حساب الوقت والجهد) سوء البنية التحتية التقنية 
سوء اختيار نظام ERP (اختيار المنتج الخاطئ، عدم ملائمة تطبيق البرامج مع إجراءات العمل) سوء الاتصال والتواصل 
إرتفاع تكلفة الاستشاريين الباهظة 
تخفيض التكاليف الغير مجدي .

عوامل نجاح ERP

إعداد وثيقة المتطلبات  بشكل جيد بعد فهم طبيعة العمل بأدق تفاصيله

فرز المشاكل التي تطمح الشركة بالتخلص منها من جراء تركيب نظام ERP

الرؤية المستقبلية البعيدة للشركة واخذها بعين الاعتبار لدى اختيار البرنامج المناسب. اختيار البرنامج المناسب 
توفير الدعم القوي من قيادة المنشأة لمدير المشروع أو المُطبق (Implementer ) التنسيق بين أطراف المشروع (الاستشاريين وفرق العمل) توفير فِرق عمل مؤهلة للعمل مع الشركة الاستشارية 
مشاركة فرق العمل في مراجعة المخرجات و تقديم الملاحظات 
مشاركة فرق العمل من خلال الالتزام والحضور الدائم في مختلف مراحل المشروع. تدريب المستخدمين على الانظمة وإجراءات العمل الجديدة 
ادارة عملية التغيير ومتابعة الموظفين .

أهم نظم الـ ERP

1. SAP
2. Oracle
3. Infor
4. Microsoft Dynamics Axapta (AX)
5. Microsoft Dynamics Great Plains (GP)
6. Microsoft Dynamics Navision (NAV)
7. Microsoft Dynamics Solomon (SL)

المراجع:

1. موقع جريت بلينز فور أرب.